Możliwość aranżowania i oswojenia przestrzeni zwiększa poczucie bezpieczeństwa i pewność siebie mówcy. Proksemika (operowanie dystansem) ma istotny wpływ na jakość relacji i proces przyswajania informacji.
Wyobraź sobie, że członkowie publiczności są gośćmi w Twoim domu. Zadbaj o to, aby czuli się dobrze.
Neil Thomas (2009, s. 132)
Jeśli to tylko możliwe:
po pierwsze: bądź na miejscu wcześniej
Po tym można poznać profesjonalistę: jeśli to tylko możliwe, wcześniej zapoznaje się z miejscem swojej prezentacji.
Agata i Jerzy Rzędowscy (2010, s. 131)
Dzięki temu zyskasz czas na:
- złapanie „oddechu”;
- zapoznanie się z dostępną technologią;
- wprowadzenie ewentualnych poprawek.
Przybycie przed czasem to przede wszystkim wyraz szacunku dla uczestników i możliwość nawiązania z nimi kontaktu.
po drugie: sprawdź sprzęt
Aby uniknąć przykrych niespodzianek:
- zrób próbę mikrofonu (jeśli będzie Ci potrzebny);
- przejrzyj slajdy w trybie prezentacji, aby upewnić się jak działa rzutnik (jak odwzorowane są kolory);
- sprawdź, gdzie są włączniki światła i jak działają.
po trzecie: sprawdź jak się czujesz w miejscu, z którego będziesz mówić
(…) zadecyduj, gdzie stanąć i którędy chodzić.
Jeremy Donovan (2016, s. 241)
Unikaj mównicy – Lidia Buksak dodaje: „jak ognia”. Zdaniem autorki „stając za nią, od razu oddzielasz się od słuchaczy i sprawiasz wrażenie osoby sztywnej, niechcącej nawiązać kontaktu”. W sytuacji, gdy jedyny mikrofon dostępny jest przy mównicy, powinniśmy się zastanowić, czy sala jest rzeczywiście tak duża, że użycie mikrofonu jest niezbędne (2019, s. 237).
A jeśli się na nią decydujesz…
Nie bądź więźniem mównicy. Zrób czasem kilka kroków, zmień miejsce, ale uważaj, żeby nie rozproszyć uwagi publiczności.
Neil Thomas (2009, s. 132)
Swobodnie poruszaj się po swoim otoczeniu – dobry mówca musi to umieć.
Twój ruch:
- ma być płynny i naturalny, a zarazem stanowczy (Donovan 2016, s. 195);
- ma być „po coś” – jego celem jest nie tylko uwolnienie się „od tyranii mównicy i ekranu” (Donovan 2016, s. 195):
- połączenie istotnej informacji z ruchem w stronę widowni wzmaga siłę przekazu i podnosi poziom koncentracji uczestników;
- wychodząc do słuchaczy (wchodząc między nich) budujesz kontakt i pokazujesz, że są dla Ciebie ważni (Buksak 2019, s. 215).
Poruszając się w trakcie wystąpienia:
- nie trać kontaktu wzrokowego z odbiorcami;
- nigdy nie odwracaj się do nich tyłem;
- chodź energicznie (ale nie za szybko), sprężystym krokiem;
- najważniejsze rzeczy mów stojąc na środku;
- jeśli przedstawiasz chronologię zdarzeń zacznij od lewej strony z perspektywy audytorium i w trakcie mówienia przemieszczaj się w prawo.
Jeśli używasz slajdów, współpracuj z nimi. Podchodź do ekranu, dotykaj go w miejscach gdzie wyświetlane są najważniejsze rzeczy. Jeśli to niemożliwe, bo ekran jest bardzo duży albo wisi bardzo wysoko, kieruj rękę z otwartą dłonią w miejsce, które jest ważne.
Lidia Buksak (2019, s. 217-218)
po czwarte: samodzielnie aranżuj salę
Nie zakładaj, że jesteś skazany na wszystko, co zastałeś. Być może inni mówcy nie zauważyli jakichś elementów albo nie czuli potrzeby ich zmiany. Ty jesteś odpowiedzialny za swój przekaz i za świadome kreowanie swojej przestrzeni.
Lidia Buksak (2019, s. 237)
Zwracaj uwagę na wszystkie szczegóły (Buksak 2019, s. 237):
- co stoi na scenie (czy np. jakieś elementy scenografii jak banery nie ograniczają Ci możliwości poruszania się);
- jak wysoko wisi ekran (nie możesz zasłaniać slajdów);
- czy coś nie odgradza nas od publiczności.
(…) warto tak zadbać o przestrzeń, żeby nic nie odwracało uwagi odbiorców od istoty prezentacji – czyli od mówcy i jego treści.
Lidia Buksak (2019, s. 235)
W centrum uwagi każdego uczestnika powinno znaleźć się to samo:
- spraw, aby wszyscy uczestnicy byli zwróceni w jedną stronę;
- sprawdź, co będzie widać z różnych miejsc na sali (przede wszystkim z ostatniego rzędu);
- ustaw w dogodnym miejscu flipchart i inne potrzebne narzędzia pracy.
Odpowiednio do potrzeb ustaw stoły i krzesła.
Operowanie przestrzenią i dystansem wpływa na jakość relacji (również na sali szkoleniowej). Dlatego też należy świadomie podejmować decyzję o usytuowaniu uczestników względem prowadzącego.
Proksemika to nauka o pozawerbalnych przekazach wynikających z przestrzeni między ludźmi. Jej twórca – Edward Hall – wyróżnił cztery strefy dystansu, w których ludzie komunikują się ze sobą w zależności od stopnia znajomości (Kossowska, Jarmuż, Witkowski, s. 167):
- strefa intymna – dla osób najbliższych (poniżej 45 cm);
- strefa osobista – dla przyjaciół i bliskich osób (45 cm – 1,2 metra);
- strefa społeczna – rozmowa w urzędzie, z przełożonymi, szkolenie (1,2 – 3,5 metra);
- strefa publiczna – kontakty oficjalne i formalne (powyżej 3,5 metra).
Strefy dystansu mimo że niewidoczne, są jak najbardziej realne.
W przypadku różnych ludzi strefy zapewniające poczucie komfortu nieco się różnią. Kto nie lubi być dotykany, woli zachować większy dystans. Osoby stosujące dotyk podczas rozmowy, wolą skracać odległość od rozmówcy. Oczywiście dystans zależy także od poziomu zaufania. Im większa odległość, tym mniejsze zaufanie.
Carol Kinsey Goman (2012, s. 163)
Naruszenie terytorium wywołuje różnorodne reakcje obronne (np. cofnięcie się, unikanie kontaktu wzrokowego).
(…) ludzie są istotami terytorialnymi, a więc tworzącymi wokół siebie granice. Podobnie jak u zwierząt, przekroczenie pewnej granicy bez zezwolenia spotyka się na ogół z agresją lub ucieczką.
Małgorzata Kossowska, Sławomir Jarmuż, Tomasz Witkowski (2008, s. 167)
Naruszenie strefy intymnej skutkuje również objawami fizjologicznymi takimi jak podwyższone tętno i oporność skóry.
Cel uświęca środki, dlatego jestem zdania, że można przekroczyć proksemiczną strefę bezpieczeństwa audytorium, czyli podejść odrobinę za blisko. Udowadniamy w ten sposób, że nie boimy się kontaktu oraz nie traktujemy publiczności jako kolektywu, ale rozmawiamy z każdym z osobna, indywidualnie. (…) Jeśli jednak podchodzisz blisko i wyczuwasz dyskomfort drugiej strony (np. uczestnicy starają się dyskretnie od ciebie odsunąć), zwiększ dystans.
Jacek Rozenek (2016, s. 228)
Ustawienie miejsc dla słuchaczy i prelegenta ma znaczenie nie tylko z uwagi na komfort obu stron.
Rozsadzaniem ludzi, umożliwieniem im nawiązywania kontaktu wzrokowego albo blokowaniem dostępu do innych pozawerbalnych sygnałów, można wywierać wpływ na interakcje.
Carol Kinsey Goman (2012, s. 170)
Aranżacja sali jest równie istotna dla przyswajania informacji.
Do najczęściej spotykanych rozwiązań w tym zakresie należą:
- podkowa (litera U) ze stołami:
- umożliwia pisanie, a jednocześnie swobodne poruszanie się po sali;
- łatwy kontakt wzrokowy pomiędzy uczestnikami sprzyja prowadzeniu dyskusji;
- prowadzący dobrze widoczny, ma dostęp do każdego uczestnika;
- stoły dają uczestnikom poczucie bezpieczeństwa.
- podkowa (litera U) bez stołów:
- sprzyja stosowaniu metod aktywizujących;
- prowadzący blisko grupy choć wyodrębniony;
- utrudnione notowanie;
- bez „osłony” – osobiste relacje (początkowo: zakłopotanie).
- układ szkolny:
- rzędy stolików z krzesłami ustawione w kierunku głównego stołu lub sceny;
- wykorzystywany w trakcie szkoleń podczas, których uczestnicy często korzystają z materiałów i robią liczne notatki;
- na ogół spotyka się z mało „entuzjastycznym” przyjęciem przez uczestników (skojarzenia).
- układ teatralny (kinowy):
- rzędy krzeseł (krzesła mogą posiadać rozkładane pulpity) skierowane do punktu głównego (ekranu lub sceny);
- przeznaczony przede wszystkim na liczne spotkania;
- brak stołów pozwala na maksymalne wykorzystanie miejsca na sali.
Podsumowanie
Wystąpienie bez możliwości przygotowania na miejscu to ostateczność – wtedy warto przynajmniej ogarnąć salę wzrokiem z kilku miejsc i przyjrzeć się, jak sobie radzą z techniką (rzutnikiem, światłem) poprzedni mówcy.
Piotr Wasylczyk (2017, s. 146)
Jeśli nie masz możliwości zmienić czegoś, co Ci przeszkadza „nie załamuj rąk” – „zastanów się, jak możesz wykorzystać ten element dla siebie – może warto z tego zażartować albo wpleść ten element do swojej opowieści” (Buksak 2019, s. 238).
Literatura:
- Buksak L., Szkoła mówców. Myśl i prezentuj inaczej niż wszyscy, Wydawnictwo HELION, Gliwice 2019
- Donovan J., Jak wygłosić mowę życia, Wydawnictwo HELION, Gliwice 2016
- Goman C.K., Komunikacja pozawerbalna. Znaczenie mowy ciała w miejscu pracy, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2012
- Kossowska M., Jarmuż S., Witkowski T., Psychologia dla trenerów, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2008
- Rozenek J., Prezentuj z pasją, MT Biznes Sp. z.o.o., Warszawa 2016
- Rzędowscy A., J., Mistrzowskie prezentacje Slajdowy poradnik mówcy doskonałego, Wydawnictwo HELION, Gliwice 2010
- Thomas N., Komunikacja i prezentacje według Johna Adaira, Wolters Kluwer Polska, Kraków 2009
- Wasylczyk P., Prezentacje naukowe. Praktyczny poradnik dla studentów, doktorantów i nie tylko, Wydawnictwo Naukowe PWN SA, Warszawa 2017
